Jak wdrożyć KSeF w biurze rachunkowym

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to będzie rewolucja, do której biura rachunkowe muszą się dobrze przygotować. Ze względu na siebie, ale też swoich klientów. Niezbędne będzie bowiem m.in. ustalenie nowych zasad otrzymywania faktur i ich księgowania. Ekspertka – praktyk – szczegółowo i na przykładach omawia także sprawę uprawnień i obowiązków pracowników biur rachunkowych, bo z tym tematem zgłaszanych jest obecnie najwięcej wątpliwości.

Program szkolenia:

1. Czym jest e-Faktura i Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Jak przygotować biuro rachunkowe do nowego typu faktur? Jakie wdrożyć procedury?

2. Czy wszystkie faktury trzeba wystawiać w KSeF? Jaką drogą klienci mają dostarczać dokumenty do księgowania?

3. Faktury poza KseF

4. Kto może, a komu nie wolno wystawiać faktur w KseF?

5. Kto jest uprawniony do wystawiania faktur w KSeF? Jak nadać uprawnienia pracownikom biura rachunkowego? Uprawnienia dla biura rachunkowego osoby prawnej, a osoby fizycznej – różnice w uprawnieniach

6. Nadawanie dalszych uprawnień do korzystania z KseF. Jak wygenerować token? Jak odebrać uprawnienia?

7. Jak wystawić i odebrać fakturę – krok po kroku. Jaka jest rola biura rachunkowego?

8. Procedura dostarczenia dokumentów do biura rachunkowego: xml, papierowo, elektronicznie. Czy biuro rachunkowe ma samodzielnie pobierać dokumenty z KSeF?

9. Jak poradzić sobie z wdrożeniem zmian wynikających z KSeF? Analiza z perspektywy biura rachunkowego

10. Odpowiedzi na pytania uczestników webinarium

UWAGA!
Wejście obowiązkowego KSeF zostało przesunięte z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Jak wynika z projektu ustawy zmieniającej ustawę o VAT, nad którym trwają prace, docelowo wejście w życie obowiązkowego KSeF będzie kliku etapowe. I tak:
• od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których sprzedaż przekroczy w 2025 r. 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować pozostali podatnicy z wyjątkiem tych, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka;
• od 1 października 2026 r. – obowiązkowy KSeF będą musieli stosować podatnicy, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka. Do 30 września 2026 r. ci podatnicy będą mogli wystawiać poza KSeF wyłącznie faktury, których wartość należności ogółem będzie mniejsza lub równa 450 zł, pod warunkiem że łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.
Dodatkowo zostanie przesunięte wejście w życie niektórych regulacji dotyczących obowiązkowego KSeF. I tak dopiero od:
• 1 sierpnia 2026 r. – będzie istniał obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach;
• 1 sierpnia 2026 r. – nie będzie można wystawiać faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz paragonów fiskalnych uznanych za faktury uproszczone;
• 1 stycznia 2027 r. – będzie obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych wyłącznie w trybie online, chyba że nastąpi awaria lub będzie niedostępny system; do końca 2026 r. podatnicy będą mogli wystawiać faktury ustrukturyzowane w trybie offline, pod warunkiem, że najpóźniej następnego dnia roboczego faktura zostanie przesłana do KSeF.
Ponadto, w porównaniu z obecnymi przepisami w zakresie KSeF, sprzedawca będzie mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane również dla konsumentów. To podatnik – wystawca faktury dla konsumenta – będzie decydował, czy wystawia e-fakturę w KSeF, czy decyduje się na wystawienie faktury na dotychczasowych zasadach.
Zostanie także wprowadzona dodatkowa funkcjonalność, polegająca na umożliwieniu przesyłania do KSeF faktury z załącznikiem. Przesyłanie załączników do KSeF nie będzie obowiązkowe. Zakres podmiotów mogących przesyłać e-fakturę z załącznikiem nie zostanie ograniczony do konkretnych branż.
Zostanie również zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF. Będzie je można pobierać już od 1 listopada 2025 r.