Sygnaliści w dokumentacji pracodawcy – wzory prawidłowych zapisów

Przepisy ustawy o sygnalistach wchodzą w życie 25 września bieżącego roku. Ich celem jest ochrona osób zgłaszających lub ujawniających publicznie naruszenie prawa niezależnie od podstawy i formy świadczenia pracy. Tą ochroną zostaną objęte osoby pracujące zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Nowe przepisy zakładają, że sygnalista, który doświadczył za zgłoszenie działań odwetowych (takich jak pozbawienie awansu czy premii czy nieprzedłużenie umowy o pracę) będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie. Z kolei pracodawca będzie musiał stworzyć wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w związku z tym zgłoszeniem.
Do tego niezbędne będzie przygotowanie procedur i dokumentów. Wywiązanie się z tych obowiązków będzie łatwiejsze dzięki uczestnictwu w szkoleniu, którego celem jest praktyczne omówienie możliwych zapisów procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz innych dokumentów wymaganych przy wdrażaniu ustawy o ochronie sygnalistów.

Program szkolenia:
1. Sygnaliści – kto i kiedy musi wdrożyć procedury?
• Którzy pracodawcy muszą wprowadzić ochronę sygnalistów w zakładzie?
• Kiedy ochrona sygnalistów jest obowiązkowa, nawet jeśli pracodawca nie zatrudnia 50 osób?
• Czy znaczenie ma liczba etatów, czy liczba osób zatrudnionych w zakładzie?
• Czy do liczby zatrudnionych wlicza się zleceniobiorców itp.?
• Czy pracodawca może samodzielnie wdrożyć ochronę sygnalistów, bez udziału firm zewnętrznych?

2. Wewnętrzny kanał zgłoszeń – jak go założyć i kto ma go obsługiwać?
• Czy trzeba podpisać umowę z firmą zapewniającą bezpieczny kanał zgłaszania nieprawidłowości?
• Co może stanowić wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń?
• Adres mailowy, skrzynka na listy, odrębny nr telefonu, zewnętrzny portal – jaki kanał zgłoszeń wybrać? Kto decyduje o rodzaju kanału dokonywania zgłoszeń zastosowanego w zakładzie i czy pracodawca może go wybrać samodzielnie?
• Kto może być osobą obsługującą wewnętrzny kanał zgłaszania nieprawidłowości: kadrowiec, IOD, pracownik służby BHP, zleceniobiorca na podstawie odrębnej umowy?
• Czy osoba przyjmująca zgłoszenia musi brać następie udział w ich rozpatrywaniu?
• Czy pracodawca będzie mógł samodzielnie – bez firm zewnętrznych – zapewnić wykonanie obowiązku ochrony sygnalistów?

3. Co można zgłaszać i skąd pracownicy mają o tym wiedzieć?
• Kto może dokonać zgłoszenia wewnętrznego?
• Co może stanowić przedmiot zgłoszenia?
• Rodzaje spraw objęte pojęciem whistleblowingu
• Czy pracodawca powinien zapewnić pracownikom szkolenie w zakresie procedur i tematyki podlegającej zgłoszeniu?

4. Procedura zgłoszeń wewnętrznych – najważniejszy dokument procedury!
• Który pracodawca będzie musiał utworzyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
• Czy w związku z sygnalistami trzeba dokonywać jakiś zmian w regulaminie pracy?
• Z kim należy skonsultować zapisy procedury i w jakim terminie?
• Co, gdy związki nie zgodzą się na zaproponowaną treść procedury zgłoszeń wewnętrznych?
• W jakim terminie wchodzi w życie procedura zgłoszeń wewnętrznych?
• Czy oświadczenie o zapoznaniu z procedurą należy przechowywać w aktach osobowych pracownika?
• Jakie zapisy procedury są obligatoryjne, a jakie fakultatywne?
• Czy warto rozszerzać katalog spraw, które mogą być przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego o tematykę naruszeń regulaminów wewnętrznych, czasu pracy, mobbingu itp.?
• Czy warto umożliwić dokonywanie zgłoszeń anonimowych?
• Jaki okres rozpatrzenia zgłoszenia wskazać w procedurze?
• Jakie zapisy procedury rozpatrywania zgłoszeń są najważniejsze i powinny się znaleźć w procedurze – wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych dla uczestników webinarium!
• Jak prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych – kto za niego odpowiada – wzór rejestru dla uczestników szkolenia!
• Wzór protokołu z ustnego przyjęcia zgłoszenia – wraz z omówieniem!
• Wzór protokołu rozpatrzenia zgłoszenia wewnętrznego – wraz omówieniem!