Co należy zrobić, gdy kontrahent mimo kilkukrotnych wezwań nie potwierdzi salda

Terminy zakończenia inwentaryzacji za 2020 r. – odpowiedź Ministerstwa Finansów

W związku z utrudnieniami w pracy powstałymi na skutek obowiązywania stanu epidemii COVID-19 jednostki sektora finansów publicznych mają więcej czasu na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2020 r. W dniu 29 marca 2021 r. zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 26 marca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz.U. z 2021 r. poz. 572). Wydłużone zostały terminy związane z zamykaniem ksiąg rachunkowych i sporządzaniem sprawozdań finansowych za 2020 r., przypadające w 2021 r.

W związku z wątpliwościami wynikającymi z zapisów ww. rozporządzenia zmieniającego redakcja PORADNIKA Rachunkowości Budżetowej zwróciła się do Ministerstwa Finansów z pytaniem, w jakich terminach jednostki powinny zakończyć inwentaryzację aktywów.

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że:

"W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (np. jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe), termin sporządzenia zestawienia sald kont księgi głównej i zakończenia spisu z natury upłynął, odpowiednio – 26 marca 2021 r. i 15 stycznia 2021 r. Tym samym przepisy ww. rozporządzenia wskazane w § 3a ust. pkt 2 i 3 nie będą miały zastosowania dla tych jednostek."

Co zrobić, gdy kontrahent nie potwierdzi salda należności do 15 stycznia?

Potwierdzanie sald należności musi zakończyć się do 15 stycznia roku obrotowego następującego po roku, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja. Brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda w każdym przypadku oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone.

Jeśli do 15 stycznia kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).

Jakie kwoty uzgadnia się z kontrahentami – czy tylko należności główne czy należności główne wraz z odsetkami?

Inwentaryzacją w drodze uzgodnienia z kontrahentami sald należności trzeba objąć zarówno kwoty główne należności, jak i naliczone od nich odsetki za zwłokę.

Czy saldo z kontrahentem można uzgodnić mailem?

Tak, zarówno wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, jak i odpowiedź na to wezwanie mogą być wymienione między kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail). Muszą być jednak spełnione pewne warunki.