Kiedy należy aktualizować instrukcję inwentaryzacyjną

Instrukcja inwentaryzacyjna – obowiązek tworzenia

Każda jednostka ma obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów. Tylko jasno określone procedury postępowania mogą zapewnić rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji. Wszystkie osoby uczestniczące w tym procesie - osoby wchodzące w skład komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych i zespołów weryfikacyjnych, osoby odpowiedzialne za składniki aktywów oraz pracownicy księgowości - powinny postępować zgodnie z ustalonymi zasadami, we właściwym trybie i terminach. Bez prawidłowo ustalonej dokumentacji wewnętrznej w zakresie inwentaryzacji nie jest możliwe prawidłowe przeprowadzenie tego procesu. Za zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z uor kierownicy jednostek mogą odpowiadać za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Instrukcja inwentaryzacyjna jest częścią tzw. fakultatywnej polityki rachunkowości jednostki (art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości). Zalicza się ją także do procedur kontroli zarządczej I stopnia, w zakresie ochrony mienia jednostki (art. 68 ust. 1 i ust. 2 pkt 4, art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych).

Instrukcja inwentaryzacyjna – kiedy należy aktualizować

Instrukcję inwentaryzacyjną trzeba aktualizować okresowo. Obowiązkowo trzeba ją nowelizować, jeśli zmianie ulegną przepisy ogólnie obowiązujące (np. uor czy w zakresie szczególnych zasad rachunkowości dla wybranych jednostek organizacyjnych). Poza tym musi być także zaktualizowana, jeśli zostaną wydane lub zaktualizowane KSR, które jednostka zdecyduje się przyjąć.

Wnioski do kierownika jednostki w tej sprawie, wraz z projektem instrukcji, powinien zgłaszać główny księgowy i/lub przewodniczący stałej komisji inwentaryzacyjnej. W razie braku stałej komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki powinien wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za czuwanie nad zmianami w tym zakresie.

Poza tym instrukcję inwentaryzacyjną można także aktualizować, jeśli zajdzie potrzeba lepszego dopasowania jej postanowień do potrzeb jednostki.